Fragen und Antworten (FAQ)

Jede*r Versuchsleiter*in für eine Studie (also z.B. auch Bachelorand*innen, die im Rahmen ihrer Abschlussarbeit Daten erheben möchten oder studentische Hilfskräfte in einem Forschungsprojekt) benötigen einen Researcher-Account. 

Um einen „Researcher“ oder "Principal Investigator" (P.I.)-Account zum Anlegen und Verwalten von Studien zu bekommen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Falls noch nicht geschehen, registrieren Sie sich im Studienportal | Sona Systems@BUW mit Ihrem ZIM-Account. 
2. Schreiben Sie eine Email an die Sona-Administratoren unter psystudienportal[at]uni-wuppertal.de und setzen Sie die jeweilige Sona-Ansprechperson Ihres Lehrstuhls in CC dieser Email.
3. Die Standard-Rolle ist der "Researcher". Dieser ist für Versuchsleiter*innen vorgesehen. Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, die verantwortlich sind für die Durchführung von Studien, können darüber hinaus die Rolle "Principal Investigator" (P.I.) zugewiesen bekommen. Bitte schreiben Sie in Ihrer Email, ob Sie nur die Researcher-Rolle beantragen oder auch die Principal Investigator (P.I.)-Rolle. Schreiben Sie auch dazu, ob Sie die "Participant"-Rolle noch benötigen, oder ob diese entfernt werden kann (Studierende, die Sona noch weiterhin nutzen, um selbst Leistungen anrechnen zu lassen, sollten die "Participant"-Rolle dringend beibehalten.)
4. Nachdem Ihre erweiterten Rechte freigeschaltet wurden, bekommen Sie und die Sona-Ansprechperson des Lehrstuhls in CC eine Email. Bei dem nächsten LogIn im Studienportal | Sona Systems@BUW (auf der Webseite oder in der Sona App) haben Sie die Auswahl zwischen den verschiedenen Rollen.

1. Create a new study auswählen.

Es gibt ebenfalls eine Studien-Kopierfunktion, mit der bestehende Studien dupliziert werden können. Dabei lassen sich tlw. die Optionen von Punkt 2 ändern (praktisch für die Umwandlung einer VP-Stunden- in eine Aufwandsentschädigungsstudie oder auch von Online- in Laborstudien bzw. umgekehrt).

2. Entscheiden Sie zunächst, um was für eine Art von Studie es sich handelt und ob die Vergütung mit VP-Stunden oder Geld erfolgt.

Achtung: Diese Auswahl kann später nicht geändert werden (man kann aber die Studie kopieren und dabei einige dieser Punkte ändern, s. Punkt 1)
WICHTIG: Wenn für die Studie beide Vergütungsoptionen (VP-Stunden oder Geld) verfügbar sein sollen, unbedingt Credits auswählen (da sonst keine VP-Stunden verbucht werden können)!

Folgende Studienarten sind verfügbar:

• Standard Study: Studie im Labor mit einem Termin
• Multi-Part Standard Study: Studie im Labor mit 2, 3 oder 4 Terminen
  • Bei mehrteiligen Studien ist es oft einfacher, eine Standard Study (mit einem Termin) zu erstellen und weitere Termine beim ersten Termin außerhalb von Sona zu vereinbaren. Denn bei diesen mehrteiligen Studien müssen Termine für die jeweiligen Teile spezifiziert angeboten werden, was sehr unflexibel ist.
• Online Internal Survey Study: Onlinestudie, bei der die Fragen direkt in Sona implementiert werden.
  • Vorteil: Nach Beantwortung aller Fragen erfolgt automatisch die VP-Stundenvergabe durch Sona.
  • Nachteil: Es sind nur bestimmte Frage- bzw. Eingabe-Optionen verfügbar und es gibt keine Verzweigungslogik.
  • WICHTIG: Die Daten sollten regelmäßig exportiert/gesichert werden, da eine langfristige Speicherung in Sona nicht garantiert ist.
• Online External Study: Hier wird ein Link zu einer externen Plattform eingefügt, auf der die Onlinestudie implementiert ist.
  • Vorteil: Es kann die Plattform gewählt werden, die den Anforderungen der Studie bzw. der Erfahrung der Forscher*innen entspricht. Sona unterstützt die Kommunikation mit verschiedenen Plattformen, um eine automatische VP-Stunden-Vergabe zu ermöglichen (siehe weiteren FAQ)
  • Nachteil: Man muss sicherstellen, dass die Daten auf der externen Plattform den Proband*innen in Sona zugeordnet werden können. Bitte beachten Sie dazu unbedingt die weiteren Infos unter "Besonderheiten bei Onlinestudien" in den FAQs.

3. Studieninformationen eingeben (diese Infos können auch später noch geändert werden):

• Studienname (am besten kurz, aber nicht zu allgemein, mit Methoden-Info)
• Abstract (255 Zeichen): das sehen die ProbandInnen als erstes, hier kommen alle wichtigen Informationen rein, alle Beschränkungen, die nicht über das Prescreening gefiltert werden können (z.B. Alter), WICHTIG: bei Vergütung mit Geld im Abstract den Betrag angeben
• Beschreibung (bis 15000 Zeichen): Details zur Studie, ist optional, kann dasselbe sein wie im Abstract. In der Beschreibung kann man Standard-html benutzen. 
• Teilnahmebedingungen (Eligibility Requirements): Hier können Bedingungen für die Teilnahme angegeben werden. Diese werden von Sona nicht geprüft und müssen von den Proband*innen bzw. den Researcher*innen beachtet werden (z.B. Studierende im 1. oder 2. Semester). Für Beschränkungen aufgrund des Prescreen-Fragebogens oder des Alters sollten die Beschränkungen (Restrictions, siehe weiter unten) bzw. die Altersbeschränkung in den Advanced Study Setting genutzt werden, weil Sona dann nicht passende Proband*innen herausfiltern kann. Gibt es keine Bedingungen, sollte dieses Feld frei gelassen werden und das "None", das standardmäßig eingetragen ist, gelöscht werden.
• Dauer in Minuten: !!WICHTIG!! Die Dauer muss mit der VP-Stundenanzahl übereinstimmen und im 0,5 Stunden-Takt vergütet. Ausnahme: Studien unter 30 min. Länge werden mit 0,5 VP-Stunden (kleinste Einheit) vergütet. Beachten Sie die Hinweise des Zentralen Prüfungsamtes (ZPA) zur Vergabe von VP-Stunden.
• VP-Stunden: Hier wird die zur Dauer der Studie passende Anzahl an VP-Stunden angegeben, wenn es sich um eine VP-Stunden-Studie handelt.
• Vorbereitung (Preparation): Hier können notwendige Vorbereitungen eingetragen werden (z.B. wenn zu Laborstudien etwas zum Termin mitzubringen ist oder bei Onlinestudien, wenn für die Durchführung ein Kopfhörer o.ä. notwendig ist). Sind keine Vorbereitungen nötig, sollte das Feld frei gelassen werden.
• Wer ist Researcher*in? Als Standard-Einstellung ist das die Person, die die Studie anlegt. Aber mehrere Personen (Researcher im System) sind möglich. Jede*r Versuchsleiter*in sollte als Researcher hier angelegt werden.
• Wer ist PI ? Jede Studie braucht (genau) eine*n Principal Investigator. Bei Abschlussarbeiten ist dies der Betreuer der Arbeit. Researcher und PI können identisch sein.
• Ethikkommision Approval Code: Falls ein Votum der Ethikkommission vorliegt, kann dieses hier vermerkt werden.
• Sichtbarkeit der Studie (für Proband*innen): Damit die Studie sichtbar ist, muss sie auf "Active" gesetzt werden und außerdem muss es Termine bzw. Teilnahmezeitfenster in der Zukunft geben. Während des Erstellens der Studie bietet es sich an, sie zunächst auf "Inactive" zu lassen.
• Erweiterte Einstellungen (Advanced Settings): Es lohnt sich, diese Einstellungen anzuschauen, insbesondere die Altersbeschränkung und die Anmelde- bzw. Absage-Deadlines.
• Genehmigung der Studie (Approval): Researcher sollten diesen Button NICHT drücken, sondern der jeweilige PI der Untersuchung gibt mit dem Button "Approval" die Studie letztendlich erst frei.
• ADD this Study auswählen

4. Nach dem Anlegen der Studie können alle Informationen zur Studie überblickt werden.

5. Restrictions (view/modify): Hier können die Teilnahmevoraussetzungen festgelegt werden (z.B Muttersprache, Sehvermögen, Hörvermögen etc.), die Studie ist dann nur noch für diejenigen Proband*innen sichtbar, die alle Teilnahmevoraussetzungen erfüllen.

• Sollten Sie keine Beschränkungen haben, empfehlen wir, das Alter auf 18 bis 99 Jahre zu setzen. Diese Einstellung ist allerdings nicht unter "Restrictions", sondern im "Study Menu" unter "Change Study Information" bei " Age Restriction" in den "Advanced Settings". Hintergrund ist, dass sich jede Person in Sona anmelden kann und so sichergestellt wird, dass keine Minderjährigen unbemerkt an der Studie teilnehmen.

6. Anlegen von Timeslots -> Add a Timeslot / Add Mutiple Timeslots

• Timeslots müssen sowohl für Labor- und für Onlinestudien erstellt werden (siehe nächsten Abschnitt)

(Übernommen von der Universität Potsdam)

Bei Onlinestudien gibt es einige Besonderheiten zu beachten.

Interne und externe Onlinestudien

• Man kann interne (Online Internal Survey) und externe (Online External Study) Studien anlegen.
• Interne Onlinestudien werden direkt in Sona implementiert. Die Funktionalität ist hier gegenüber anderen Online-Systemen recht eingeschränkt, aber für einfache Fragebögen ausreichend. Wichtig ist auch, dass man die Daten regelmäßig aus Sona exportieren sollte, da es keine Garantie für die langfristige Speicherung gibt.
• Externe Onlinestudien sind wahrscheinlich der Regelfall. Das sind die Studien, die in Systemen wie Qualtrics, SurveyMonkey, LimeSurvey, Unipark etc. implementiert werden. Hier ist es sehr wichtig, sicherzustellen, dass die Daten in diesen externen Systemen den Proband*innen in Sona zugeordnet werden können. Die sicherste und einfachste Methode ist, die Sona-ID in einem der Formularfelder abzufragen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Sona mit einem externen System kommunizieren kann es auch möglich ist, dass VP-Stunden nach der vollständigen Teilnahme automatisch in Sona verbuchen zu lassen. 

Timeslots

• Auch für Onlinestudien muss ein Timeslot erstellt werden. Im Gegensatz zu Laborstudien handelt es sich dabei nicht um einen Termin für eine Versuchsperson, sondern um einen Zeitraum, in dem Proband*innen an der Onlinestudie teilnehmen können. Für diesen wird auch eine maximale Anzahl ein Teilnehmer*innen festgelegt.
• Wir empfehlen, einen Timeslot von ca. 14 Tagen zu erstellen und nach Ablauf dieser Zeit einen neuen zu erstellen (sofern notwendig). Dann ist es übersichtlicher, wenn man die erfolgreiche Teilnahme bestätigt (siehe VP-Stunden-Verbuchung unten) und man hat eine bessere Kontrolle über die Teilnehmer*innenzahlen.

Laborstudien in Onlinestudien umwandeln

• Das betrifft natürlich nur die Studienbeschreibung in Sona, nicht die Studie selbst. Dazu geht man auf "Copy Study" im "Study Menu" und dann erscheint die Option, entweder eine Labor- oder eine externe Online-Studie zu erstellen (als Kopie). Man kann hier auch die Einstellung "Credit" bzw. "Paid" neu auswählen.

VP-Stunden-Verbuchung

• Unxecused No-Show: Wie bei Laborstudien, sollte man zeitnah die Teilnahme an Onlinestudien in Sona verbuchen. Die Empfehlung ist, das 1x pro Woche zu tun.
• Wichtig!: Die Option "unexcused No-Show" soll bei Onlinestudien nicht benutzt werden, auch wenn sie verfügbar ist. Eine Person wird als Teilnehmer*in gelistet, wenn sie auf den Studienlink in Sona geklickt hat. Sind für diese Person keine Daten im Onlinefragebogen vorhanden oder nur unvollständig, kann sie entweder kontaktiert werden oder sie wird als "excused No-Show" markiert. Die unentschuldigten No-Shows sind in unserem System den Laborstudien vorbehalten, weil dabei ein Nichterscheinen höhere Kosten bzw. Aufwand verursacht (Räume werden blockiert, Versuchsleiter*innen warten unnötig usw.). Zudem haben besteht die Möglichkeit, dass sich Personen nach dem Klick auf den Link entschieden haben, doch nicht teilzunehmen oder es gab eventuell technische Probleme (Internet/Server, Rechner der Probandin oder des Probanden o.ä.).
• Automatische VP-Stundenverbuchung: Bei internen Onlinestudien erfolgt die Markierung als "participated" automatisch, wenn eine Person die letzte Frage des internen Fragebogens beantwortet hat.

Studienteilnahme manuell ergänzen (Teilnahme in Sona nicht dokumentiert)

• Problem: Es kommt vor, dass Sona-Proband*innen an einer externen Onlinestudie teilnehmen, aber direkt zur externen Seite gehen und nicht in Sona den Link klicken (weil z.B. Studierende untereinander den Link weiterleiten). Dadurch sind sie in Sona nicht als Teilnehmer*innen der Studie gelistet und man kann die VP-Stunden nicht verbuchen bzw. die Teilnahme nicht bestätigen.
• Lösung: Man kann als Researcher*in selbst Personen mit der Sona-ID als Teilnehmer*in eintragen. Das geht hier: Study Menu > View/Administer Timeslots > Modify > Manual Sign Up
• Wenn möglich, sollten die Proband*innen darauf hingewiesen werden, dass sie immer über den Link in Sona teilnehmen sollen, damit alles korrekt dokumentiert ist und kein zusätzlicher Aufwand für die Studienleiter*innen entsteht.

Wenn man eine Studie in Sona anlegt, dann müssen Timeslots hinterlegt wurden. Durch diese Timeslots können die Studierenden sich einen Labortermin aussuchen und buchen. In der Regel wählt man hier im Dropdown-Menü das jeweilige Labor des eigenen Lehrstuhls aus. Dadurch wird allerdings dieses Labor zu diesen Timeslots für alle weiteren Untersuchungen blockiert, d.h. eine zweite Studie kann parallel auf diesem Weg nicht dieselben Timeslots belegen.

Wenn allerdings prinzipiell oder nur für manche Studien die Belegung der Laborkapazitäten z.B. nach dem Motto "first come, first serve" erfolgen, dann kann man diese Funktion von Sona umgehen, indem man nicht über das Dropdown-Menü das Labor auswählt, sondern das Labor manuell als Text (Zeile unter dem Dropdown-Menü) hinterlegt.

Wichtig bei dieser manuellen Laborbelegunsplanung ist allerdings, dass sich die beteiligten Researcher, die zeitgleich die Labore belegen wollen, außerhalb von Sona koordinieren.

Gelegentlich nehmen Personen teil, die nicht selbst einen eigenen Account in Sona angelegt haben und/oder verwalten möchten. Um dennoch eine doppelte Buchführung von Laborkapazitäten zu vermeiden, können Sie einen "Dummy"-Account nutzen. 

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Zunächst die Studie unter  "My Studies" auswählen.
2. Wählen Sie bei der gewünschten Studie den Reiter "Timeslots" aus.
3. Gewünschtes Zeitfenster aussuchen und Modify button klicken.
4. Unter "Manual sign-up" am Ende der Seite geben Sie bei "Username manual sign-up" den Benutzer "dummy" ein.
5. Es folgt die Möglichkeit "Comments" zu hinterlegen. An dieser Stelle könnten Sie intern Hinweise (z.B. Kürzel M. M. für Max Mustermann) oder weitere Daten hinterlegen, so dass für den Versuchsleiter vor Ort klar ist, welche Versuchsperson erwartet wird.

Diese Funktion können Sie ebenfalls nutzen, um andere Versuchsteilnehmer*innen manuell einzutragen, beispielsweise, wenn jemand zu einer falschen Zeit da ist und Sie der Person die Teilnahme gestatten wollen. In diesem Fall muss die Person ihre individuelle ID mitteilen, die Sie auch analog zu Schritt 4 bei "ID Code Manual sign-up" eintragen sollten.

Für die Sona-Ansprechpersonen der Lehrstühle: Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Manual auf den Seiten 87 bis 89.

Die Einstellung zur Vergütung (paid/credit), die beim Anlegen einer Studie festgelegt wird, lässt sich danach nicht mehr ändern! Eine Option, mit der beides möglich ist, gibt es nicht (es gibt aber eine Abhilfe, siehe unten).

Monetäre Aufwandsentschädigung

In Studien mit monetärer Aufwandsentschädigung (d.h. angelegt als paid studies) können generell keine VP-Stunden vergeben werden. Wenn man die Aufwandsentschädigung auf VP-Stunden ändern möchte, muss die Studie neu angelegt (oder kopiert) werden.

VP-Stunden

In VP-Stunden-Studien lässt sich die Anzahl der VP-Stunden individuell für jeden Termin ändern. Das ist praktisch, wenn es mal länger dauert oder aber auch, wenn eine Aufwandsentschädigung ausbezahlt werden soll. In dem Fall setzt man die VP-Stunden auf Null und schreibt im Kommentarfeld "hat Aufwandsentschädigung erhalten" oder Ähnliches, damit später nachvollziehbar ist, warum keine VP-Stunden gutgeschrieben wurden.

Wenn in einer Studie beide Optionen verfügbar sein sollen, muss sie als VP-Stunden-Studie (credit study) angelegt werden. Die Möglichkeit der monetären Aufwandsentschädigung sollte prominent im Abstract und in der Beschreibung platziert werden und ggf. fett markiert werden (zwischen den HTML Tags <b> und </b>).

Sachleistungen

Für manche Studien werden Sachleistungen als Aufwandsenschädigung angeboten, z.B. Essen, Getränke, Gutscheine. Wenn diese als Alternative zu VP-Stunden angeboten werden, sollten diese Möglichkeiten ebenfalls prominent im Abstract und in der Beschreibung platziert werden.

(Orientiert an der Universität Potsdam)

Man kann innerhalb von Sona sowohl VP-Stunden, als auch Aufwandsentschädigungen vergeben. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass alle Teilnehmer bereits in Sona angemeldet sind. Gleichzeitig möchte man aber manchmal auch Zielgruppen erreichen, die sich nicht erst über Sona anmelden sollen. Problem ist aber: legt man das Fragebogenprojekt so an, dass die automatische VP-Stundenverbuchung erfolgt, bekommen Nicht-Sona-Teilnehmer möglicherweise irritierende Fehlermeldungen, die es zu vermeiden gilt. Die folgende Anleitung am Beispiel von SoSci Survey ist als Vorschlag gemeint, um dieses Problem zu lösen.

Innerhalb von SoSci Survey:

1. Im Befragungsprojekt zwei Fragebögen erstellen.
2. Starten VP den Fragebogen über die übliche URL (z.B. www.soscisurvey.de/studie), dann sollte man recht bald (z.B. auf S. 2 nach der generellen Einführung) ein Single-Choice Item anlegen:

Bsp.: "Sind Sie Studierende*r an der Bergischen Universität Wuppertal und möchten Sie die Untersuchung als VP-Stunde innerhalb des Studienportal | Sona Systems@BUW verbuchen lassen?"
O nein
O ja (Sie werden im Anschluss automatisch zum Studienportal | Sona Systems@BUW umgeleitet, wo Sie sich bitte zunächst einloggen)

Wenn die VP auf die Frage mit "nein" antworten, dann kann sie normal mit der Bearbeitung des  Fragebogens 1 des Befragungsprojektes fortführen, der keinerlei Sondercode zu Sona enthält. Bitte beachten Sie aber, dass Sie sicherstellen, dass die VP ihre Vergütung außerhalb von Sona erhalten können.

Wenn die VP "ja" anklickt, dann kann man die VP zu Sona umleiten. Achtung: Nutzen Sie am besten den "Direct Study Link", den Sie im "Study Menu" finden (https://uni-wuppertal.sona-systems.com/default.aspx?p_return_experiment_id=xxx). Die VP müssen sich dann bei Sona anmelden, die Studie auswählen und können dann umgelenkt werden zu Fragebogen 2 des Befragungsprojektes, der so programmiert ist, dass die automatische VP-Stundenvergabe funktioniert.

Die VP, die "regulär" über Sona die Studie buchen, sollten direkt zu Fragebogen 2 weitergeleitet werden, um ebenfalls die automatische VP-Stundenvergabe zu gewährleisten.

Das Ganze kann man natürlich auch anders lösen mit etwas Programmieraufwand und Filterfragen. Die Variante mit den zwei Fragebögen innerhalb eines Befragungsprojektes wurde nur aus didaktischen Gründen gewählt.

Die folgende Anleitung (bereitgestellt durch den Lehrstuhl für Methodenlehre und Psychologische Diagnostik) enthält eine bebilderte Anleitung für einen noch komplizierteren Fall am Beispiel SoSci Survey:

• Sona-Participants wählen eine Aufwandsentschädigung bzw. nehmen an Verlosung teil
• Sona-Participants wählen VP-Stunden
• Externe Teilnehmer wählen eine Aufwandsentschädigung bzw. nehmen an Verlosung teil

Download der Anleitung (pdf)

In folgenden Anleitungen finden Sie die Basis-Schritte, um das Studienportal | Sona Systems@BUW so zu verknüpfen, so dass die erfolgreiche Teilnahme an Studien automatisch in Sona verbucht werden kann.

• SoSci Survey Integration
• Qualtrics Integration
• PsychoPy Integration
• Inquisit Integration
• Limesurvey Integration

Sona verschickt wöchentlich (jeden Samstag) eine personaliserte E-Mail an alle Proband*innen mit einer Liste von Studien, an denen sie teilnehmen können. Die Reihenfolge der Studien in der Liste ist randomisiert. Proband*innen können sich vom Erhalt dieser Mail abmelden (ebenso wie bei Einladungsmails) im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Man muss sich also nicht selbst um die Einladungsmails kümmern! Darüber hinaus ist es möglich, Einladungsmails für eigene Studie zu schicken. 

Dies sollte aber die absolute Ausnahme sein!
 
Im folgenden wird diese Ausnahme beschrieben. Eine studienspezifische Einladungsmail verschickt man nicht als Privatperson sondern als RepräsentantIn eines Forschungsprojekts und auch als Teil des Sona-Systems. Daher ist es notwendig, dass eine Reihe formaler Kriterien erfüllt werden (Anrede, adäquate Informationen, am besten auch ein Link zur Studie und eine Signatur mit Namen, Adresse, Kontaktinfos und evtl. Links).

• Restrictions auswählen
• Invite Qualified Participants auswählen
• %FIRST_NAME% einfügen, dann werden die Namen automatisch erstellt
• alle wichtigen Infos zur Studie zusammenfassen
• WICHTIG: den Direkt-Link zur Studie, die zum Sona-System führt (befindet sich unter dem Textfeld) einfügen, sodass die Probanden direkt zur Studie gelangen
• Preview Messages auswählen
• Proceed auswählen

Wenn Mails an potenzielle ProbandInnen verschickt werden, dann geben Sie bitte immer die komplette Kontakt-Info mit Bereich/Projekt und Adresse an, damit klar ist, von wem genau die Mail kommt, also z.B.:

Vorname Name
Fakultät für Human- und Sozialwissenschaften | Institut für Psychologie | Lehrstuhl XYZ
Bergische Universität Wuppertal
Gebäude X | Ebene X | Raum X
Gaußstraße 20, 42119 Wuppertal
 
Telefon +49 202 439-XXXX 
Fax +49 202 439-XXXX 
name@uni-wuppertal.de
www.uni-wuppertal.de

Natürlich ist es (weiterhin) möglich zusätzlich Werbung auf anderen Plattformen für die eigene Studie zu machen. Allerdings ist zu beachten, dass Studierende, die VP-Stunden erbringen müssen oder aber externe Teilnehmer*innen, die eine monetäre Aufwandsentschädigung erhalten können, weiterhin über Sona geführt werden.

Wenn man eine Studie angelegt hat, dann bekommt jede Studie intern eine ID zugewiesen, die man für diese Werbezwecke nutzen kann. Diese ID und den nötigen Link sind hier zu finden:

1. Studie anlegen (s. FAQ oben)
2. Unter "My Studies" die relevante Studie heraussuchen.
3. Link kopieren unter "Direct Study Link"
4. Diesen Link (z.B. https://uni-wuppertal.sona-systems.com/default.aspx?p_return_experiment_id=001) kann man dann (z.B. als QR Code) auf Plakaten anbringen und / oder auf der Startseite von Onlinefragebögen nutzen, damit die korrekte Verbuchung der Leistung in Sona erfolgen kann.

Manchmal kommt es vor, dass Teilnehmende spontan an einer Untersuchung teilnehmen möchten, obwohl sie nicht vorab in Sona einen Timeslot gebucht haben.

Prinzipiell ist es auch hier möglich die Teilnahme zu quittieren. Dazu geht man als Researcher wie folgt vor:

• Einloggen in Sona als Researcher
• Die Sona ID des Teilnehmers kann man hier manuell hinterlegen: Study Menu > View/Administer Timeslots > Modify > Manual Sign Up

Es sollte aber darauf hingewiesen werden, dass die Teilnehmer nach Möglichkeit immer vorab einen Timeslot buchen sollten.

Es ist wichtig, nach einer Studienteilnahme zügig die VP-Stunden Vergabe zu machen. Dazu müssen Sie bei Ihrem Experiment zu All Timeslots gehen → Modify auswählen:

• Ist die/der Teilnehmer*in erschienen und bekommt VP-Stunden → Participated und Anzahl der VP-Stunden bestätigen
• Ist die/der Teilnehmer*in erschienen und erhält eine monetäre Aufwandsentschädigung → Participated auswählen und, sofern VP-Stunden oder Geld mögliche Optionen sind, bei VP-Stunden “0” eingeben und bei Kommentar "hat Aufwandsentschädigung erhalten" notieren
• Ist die/der Teilnehmer*in nicht erschienen, hat sich aber (rechtzeitig) entschuldigt → No-Show Excused auswählen
• Ist die/der Teilnehmer*in nicht erschienen und hat nicht abgesagt (und sich danach auch nicht entschuldigt) → No-Show Unexcused auswählen (diese Option nicht bei Onlinestudien nutzen)

→ Diese Dokumentation ist wichtig: erscheint ein*e Proband*in 3x nicht zum Termin, ohne sich zu entschuldigen, wird sie/er vom System automatisch gesperrt.

Solange die Timeslots "uncredited" bleiben, bekommen die verantwortlichen Researcher wöchentlich eine Erinnerungsemail von SONA mit der Aufforderung, die Dokumentation der Teilnahme nachzuholen. SONA kann nur gut funktionieren, wenn das System aktuell gehalten wird und die Verbuchung korrekt stattfindet.

Für Online-Studien: Bei externen Onlinestudien gibt es die Möglichkeit der automatischen VP-Stunden-Vergabe, d.h. dass nach erfolgreicher Teilnahme die externe Plattform mit SONA kommuniziert (s. dazu eigenen FAQ)

Manchmal kann es vorkommen, dass eine Untersuchung bei einzelnen Teilnehmer*innen deutlich länger oder kürzer dauert als vorgesehen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, mehr oder weniger Stunden als vorgesehen gutzuschreiben.

Gehen Sie hierzu

• unter ‚My Studies’ auf die entsprechende Studie
• klicken Sie auf ‚View/Administer Time Slots’.
• Wählen Sie über ‚Modify’ den jeweiligen Time Slot aus, für den der/die betreffende Teilnehme*in angemeldet ist.
• Nun werden Ihnen alle Teilnehmer*innen angezeigt, die sich für diesen Time Slot angemeldet haben.
• Setzen Sie den Marker bei der betreffenden Person bei ‚Participated’ und wählen sie darunter die Höhe der Vpn- Stunden aus.
• Klicken Sie auf ‚Update Sign-Ups’, um zu speichern.

Ist eine Studie abgeschlossen, sollte sie auf "inaktiv" gesetzt werden. Diese Einstellung befindet sich im Study Menu unter Change Study Information. Davor sollte sichergestellt sein, dass die Teilnahme aller eingetragenen Proband*innen korrekt verbucht ist und es keine Teilnahme mit Awaiting Action mehr gibt.